ljstojanovic

Materijal za Racunarstvo i informatiku

Elektronska pošta

Posted by Ljiljana Stojanovic na 16. marta 2016.

Elektronska pošta

Slično kao što postoje pravila pisanja pisama i ostale poslovne i privatne prepiske, postoje i osnovna pravila za pisanje e-maila kojih bi se trebalo pridržavati. Iako je većina ovih pravila logična, iznenađujući je broj korisnika e-maila koji ih ignorišu.

Korisni linkovi : Osnove pisanja elektronske pošte – Microsoft,  Netiquette Guidelines, Pravila ponašanja i komunikacije na internetu

Osnove pisanja elektronske pošte

Tema (Subject)

Temu poruke (subject) će, uz e-mail adresu pošiljaoca, primaoc prvu pročitati i na osnovu nje oceniti hoće li dalje da čita ceo e-mail.

Pošiljalac (From)

 

Primalac ( To )

 

CC ( Carbon Copy – duplikat )

Polje koje mnogi ignorišu zato što ne znaju njegovu namenu – reč je o polju u koje se upisuju adrese ljudi koji će primiti duplikat e-maila, ali tako da primaoc dobija informaciju o osobama koje će taj e-mail primiti kao kopiju. Na primer: e-mail namenjen direktoru jednog odeljenja unutar kompanije je potrebno proslediti još i dvojici radnika koji su zaduženi za taj sektor kako bi znali o promenama koje se opisuju unutar e-maila; U polje primaoca će biti upisan direktor dok će e-mailovi dvoje radnika biti upisani u CC polje kako bi svo troje znalo da su obavešteni o ovom e-mailu .

BCC ( Blind Carbon Copy – ” slepi ” duplikat )

Ukoliko se e-mail adresa primalaca upisuju u ovo polje, oni će primiti taj e – mail ali niko neće videti trag o tome kome je e-mail još bio poslat.
Izbegavajte ovo polje osim ako stvarno nije potrebno, niko ne voli da se poruke za koje pretpostavljaju da se izmenjuju između poznatih osoba prosleđuju i drugima bez njihovog znanja . Primer kada bi ovo bilo dopustivo je recimo kad se kupcu od strane prodaje potvrđuje porudžbina i odmah se šalje preko BCC polja na e-mail radnika u odeljenju pakovanja robe – kupac osim prodajnog predstavnika ne mora znati unutrašnju strukturu kompanije niti će imati potrebu da komunicira direktno s odeljenjem pakovanja robe .

Prilog (Attachment)

Pre nego što u e-mailu pošaljete prilog pogledajte da li isti dokument već postoji negde na internetu dostupan za preuzimanje. Ako se radi o većem priloženom dokumentu, to može prouzrokovati   punjenje primaočevog poštanskog sandučeta i dugotrajno čekanje na preuzimanje e-maila  sa prilozima,  pa će primalac taj e-mail verovatno i vrlo brzo obrisati kako bi ostavio mesta za nove poruke. Stoga je postavljanje linka na lokaciju na internetu gde je dokument iz priloga moguće preuzeti bolje rešenje jer će link trajno ostati unutar e-maila a primalac sam može odabrati ukoliko dokument želi preuzeti ili ne. Ukoliko se radi o nekom dokumentu koji je za internu upotrebu i kojega drugi ne bi smeli videti – razmislite još jednom o njegovom slanju preko e-maila; e-mail se uopšteno smatra nesigurnim sredstvom komunikacije i može se dogoditi da bude pročitan od strane druge osobe.

Ulepšavanje e-maila (HTML e-mail)

 

Potvrda prijema (Deliveri Receipt)

 

Opšte napomene

Budite kratki

Zbog količine e-maila kojeg prosečni e-mail korisnik dnevno prima (čak i zanemarujući spam poruke), najverovatnije neće pažljivo pročitati duge e-mailove. Ukoliko se ne uspete izraziti unutar par redova, čitalac će samo da preleti pogledom e-mail i ispustiti važnije stvari. Ako vam je potrebno više teksta za objašnjavanje, dobra ideja je na početku e-maila u par reči sažeti najosnovnije i kasnije opširnije sve opisati te će na ovaj način biti smanjena mogućnost nesporazuma.

Odgovarajte na vreme

Iako e-mail nije namenjen kao sredstvo za brzu komunikaciju, nemojte dopustiti da e-mailovi koji zahtevaju odgovor dugo čekaju – uopšteno je pravilo da bi odgovor trebalo da bude poslat u okviru 1-2 radna dana. Ukoliko niste u mogućnosti da u tako kratkom vremenu napišete odgovor, dovoljno je napisati kratku poruku da će odgovor stići kasnije kako bi osoba koja vam je poslala početni e-mail bila obaveštena da ste poruku primili i razumeli.

Pravopis

Kao što, verovatno, pazite i kod pisane komunikacije tako je i unutar e-maila potrebno poštovati pravopisna pravila – većina e-mail klijentskih aplikacija (Outlook, Thunderbird) će vam pomoći automatskom proverom pravopisa prilikom pisanja e-maila. Ako i ne koristite automatsku proveru pravopisa, neće vam biti problem da poštujete barem osnovna pravila – velika početna slova rečenica i imena te znakove interpunkcije, a tako će i e-mail biti čitljiviji. Pisanje teksta isključivo velikim slovima je takođe loše jer upućuje na ljutiti ton teksta.

Iako nije pravopisno tačno, donekle je dopustivo ispustiti dijakritik i zameniti ih sličnim slovima (npr. Č -> c, š -> s, đ -> dj) zbog tehničkih razloga – budući da sve e-mail klijentske aplikacije ne podržavaju ova slova, može se dogoditi da se kod čitaoca pretvore u upitnike ili druge znakove što otežava čitanje. Ukoliko priroda e-maila nije u potpunosti neformalne prirode, slengu i skraćenicama uobičajenim u elektronskoj komunikaciji (LOL, BTV i sl.) nije mesto u e-mailu jer, osim što ove reči ne postoje u srpskom jeziku, postoji opasnost da čitalac neće znati protumačiti smisao.

Citiranje ( Quote )

Uz odgovor na e – mail dobro je ostaviti citat e-maila pošiljaoca jer će na taj način odgovor, kada stigne do osobe koja vam je poslala prvobitni e-mail, imati više smisla jer će sadržati i pitanja na koja odgovarate. Većina e – mail klijentskih programa će ovo odraditi za vas prilikom sastavljanja odgovora na e-mail već pritiskom na “Odgovori ” ( Reply ) taster – citat će najčešće biti označen ” > ” znakom na početku reda što će primaocu biti dovoljna naznaka da razlikuje vaš odgovor od teksta koji mu je prethodio.

Odgovor možete pisati iznad ili ispod citata iako je prihvatljiviji oblik napisati odgovor direktno iznad te će primalac moći pročitati odgovor odmah bez preskakanja teksta prethodnog e-maila .Takođe, u slučaju da je u prethodnom e-mailu bilo više pitanja, dopustivo je citirati samo bitno ili pisati odgovore ispod citata svakog od pitanja kako bi bilo jasnije na šta se koji odgovor odnosi, ali u ovom slučaju pazite da odvojite svaki od ovakvih delova pitanja i odgovora u obliku pasusa kako bi primalac lakše mogao pratiti e – mail.

Vicevi i lančana pisma

 

Dodatne preporuke

 

Advertisements

Ostavite odgovor

Popunite detalje ispod ili pritisnite na ikonicu da biste se prijavili:

WordPress.com logo

Komentarišet koristeći svoj WordPress.com nalog. Odjavite se /  Promeni )

Google+ photo

Komentarišet koristeći svoj Google+ nalog. Odjavite se /  Promeni )

Slika na Tviteru

Komentarišet koristeći svoj Twitter nalog. Odjavite se /  Promeni )

Fejsbukova fotografija

Komentarišet koristeći svoj Facebook nalog. Odjavite se /  Promeni )

Povezivanje sa %s

»
 
Mrzm smglsnk

Jelena Pavlović

Računarstvo i informatika

Sonja Vlahović-Nikolić, Gimnazija "Svetozar Marković" Niš

Časovi računarstva

materijali za učenike gimnazije u Vrbasu

Učimo informatiku 2

--- seniori ---

Informatika

Word, Excel, Moodle i još ...

Blog Jaka Šifra | IT Blog Srbija

Materijal za Racunarstvo i informatiku

Vežbe i testovi iz računarstva i informatike i matematike

Zorica Beguš, profesor matematike i računarstva i informatike u Šabačkoj gimnaziji

Наталија Прерадов

гимназија "20. октобар" Бачка Паланка

%d bloggers like this: